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發布時間:2010.03.01   新聞來源:福建漳州天宇軟件開發有限公司   瀏覽次數:

加強采購管理,不能僅靠采購人員的個人覺悟,建立一套完備的采購監督機制是十分必要的:

1、建立健全管理規章制度。為加強對采購活動的法制管理,提高采購的效益,企業應該制定完備的規則管理制度,如《招投標管理辦法》,《物資集中采購制度》,《采購人員工作守則》等,制度與管理辦法為采購部門組織并實施采購活動提供了充分可靠的政策性依據。在具體實施的過程中,各級部門應嚴格按照企業制定的規章制度,實現財務、計劃、采購“三權分離”,初步形成分段管理、分工協作的工作關系;采購機構與使用單位之間,也要實行采購管理與采購操作相對分離的制度;而物資采購機構內部的各部門之間;更要各司其職,各負其責,實現專業化分工。

2、建立合理性監督。現行審計監督制度的弊病是監督部門不參與物資采購的事先、事中談判,只進行事后監督。從而導致監督部門的監督職責難以全面發揮,這就要求建立合理的監督機制。一是要建立系統的監督流程,以便制約采購活動的漏洞產生。采購機構要從決策管理、比質比價采購、價格質量監督等方面制定詳細的制度,并實行由采購人員、質量價格監督人員、合同管理人員通過參與會議或其他形式對采購渠道、采購方法、采購價格進行集體討論議定的辦法;二是主管部門及相關部門要對采購全過程進行監督指導。例如某企業在對辦公用品的采購考察過程中,先在市場進行大范圍調查,然后進行初步評審,選出部分資質較好的供應商,再邀請上級業務主管部門及財務、審計等相關部門的工作人員一起進行市場考察,這樣做的好處在于既征詢了各部門的意見,又完成了采購監督的過程。三是除了對采購過程申進行跟蹤式監督以外,還要把物資采購的效能也作為綜合采購機構效能檢察的主要內容,從而使物資采購行為自始至終都得以規范。

3、全方位立體式監督。一是建立完善的物資采購法律、法規和規章制度體系,并依法開展監督工作,在法律規定的范圍內,運用法律手段進行監督,使之成為規范物資采購工作的一個主要方面,最終形成法制化、科學化采購的良好局面。二是物資采購執行部門與采購管理機構應責權分離,采購執行機構負責具體采購決策的制定和執行;而采購管理部門則主要負責政策的制訂及對采購活動的管理與監督,不參與和干涉采購活動中的具體事務。三是對不同的采購方式實施不同的監督方法,如“詢價采購”采用“三人詢價制”;“競爭性談判”則邀請最終用戶直接參與;“招標采購”實行唱標公開化,評標專家打分制。除此之外,采購機構還要及時上報采購情況,定期向上級主管部門匯報采購明細情況,年終向審計部門提交各部門采購明細分類匯總表。從而保證整個采購過程的廉政建設。

打鐵還要自身硬

采購是一門系統科學。采購人員在廉潔自律的基礎上,還要加強業務素質。物資采購管理的目的在于使各職能部門職權明確、協調有序,從而實現工作的目標化、程序的規范化和管理的科學化,并減少采購工作中的隨意性和盲目性,最終形成一個統一、高效的物資采購管理系統。

1、加強對供應商的管理。建立相應的供應商準入制度,加強對供應商的有效管理,全面審查供應商的資格。采購機構要在公開、公平、公正的原則下,對供應商的法人資格、資金狀況、財務管理、商業信譽、技術實力等方面進行調查核實,然后對符合要求的供應商頒發準入資格證書,并定期實行年檢,只有條件合格的供應商才能參與物資活動。物資采購機構還應隨時根據信息反饋及時調整措施制度,提出具體的處理意見,而對在物資活動中有違紀違規行為的供應商,則要視其情節輕重給予處罰,或在資格證書上記錄違紀情況,或取消其在一年的年限內參與物資的資格,直至吊銷其資格證書。

2、選擇合理的采購方式。在采購方式的選擇上采購機構應本著“自由靈活,因地制宜”的方針進行操作,物資采購過程中可供選擇的采購方式有很多,但要根據具體的情況選擇合理的采購方式,從而保障物資采購順暢高效的完成。招標采購方式一般比較適合大宗物資的采購。采購機構公開招集有能力的供應商前來投標競標,這樣既避免了供應商的討價還價,也促使了供應商為了中標而降低成本與價格。例如北京鐵路局曾采用招標采購的方式采購一批電線電纜,最終采購到的商品在同等條件下比市場價節省了30多萬元,節支率達到了17.87%。競爭性談判采購方式適于采購的物品技術質量水平比較復雜且需求量較大時,采購機構直接邀請廠商參加談判招標,從而既可節省中間供應商的加價環節,又可爭取到廠商提供的特價,還增強了物流采購在廠商心中的比重。例如某物資采購機構在采購電腦時,就常常邀請聯想、方正、清華同方等設在該地區的分公司直接參加談判,達到與招標同等的經濟效益。詢價采購方式適于現貨或價值較低技術標準統一的產品采購,具體實行“比值比價”原則,即詢問三家以上的供應商,將每次詢價的采購結果制成詢價采購記錄并裝訂成冊以備監督。

3、建立招標專家資源庫。企業采購業務中一般涉及很多品種,某些情況下是第一次采購,采購人員不可能做到是所有領域的專家,這就需要借助專業技術人員的知識。為了保證采購工作能真正做到“公開、公平、公正”,進行招標采購工作時采購部門應邀請企業內具有規定資格水平的專業技術人員,作為招投標的評審委員,成立評標委員會,建立物資采購招標專家資源庫。

在“巧“字上多做文章

采購工作涉及到企業生產、設計、監察、領導等多個部門,包括立項、詢價、合同、付款等多個環節,很多情況下都是繁瑣而枯燥的,這就要求采購工作多在“巧”字上做文章,積極創造良好的內部外部環境,借助工具的力量提高效率。

1、采取新穎多樣的方式宣傳采購工作。客觀的說,目前企業仍有個別部門和人員對采購管理仍存在不理解、不支持的態度。所以為了更好地提高采購機構在供應商和需用單位中的地位,采購機構可以組織一些物資采購協調會。讓充分理解和認識物資集中采購的作用與意義。例如某大型企業推行集中采購管理制度,一開始各有采購權限單位非常抵觸,集中采購組織了一次規模較大的辦公用品展示會,會上有23家國內外知名的IT企業和優秀供應商展示了許多高科技、高品質的產品。展覽會在企業內引起了較大的反響,吸引了許多用戶的光顧。并得到了公司領導、監察部門及參展供應商的一致好評,從而樹立了集中采購的良好形象,擴大了集中采購的影響。如今事業單位參與集中采購的積極性越來越高,因而加大集中采購力度的呼聲也越來越響。與此同時,廣大供應商對物資集采購也更加關注,參與采購所組織的采購活動也更加積極。

2、建設網上采購平臺。網上采購平臺指企業自己建設的基于互聯網的招標采購平臺,采取現代網絡技術,把采購項目的信息公告、發標、投標、報價、定標等過程放在計算機網絡上進行,采購相關的數據和信息實現了電子化,大大減少了采購需要的書面文檔材料,降低了對電話傳真等傳統通訊工具的依賴,節約交易費用,減少人工成本,提高了采購效率,降低了采購成本;利用網絡開放性的特點,使采購項目形成了最有效的競爭,有效地保證了采購質量;能夠更加規范采購程序的操作和監督,大大減少采購過程中的人為干擾因素杜絕采購“黑箱”操作和采購腐敗。

網上采購平臺在我國從2000年就已經開始應用,國內知名企業如聯想集團、北京鐵路局、海爾集團、哈藥集團都已經采用網上招標采購系統來處理企業業務。國內已有專業化的軟件開發公司如北京網達信聯科技發展有限公司,基于電子采購管理理念,研發出相對成熟的解決方案。該方案可針對企業的管理經營特點和個性化需求,提供個性化定制和項目實施服務。可以講,基于互聯網的電子采購應用已經具備了成熟的技術條件和應用環境。

“問渠哪得清如許,為有源頭活水來”,對于企業采購管理工作,這股活水就是加強監管和采購創新,信息化管理技術在其中起到了水泵的作用。相信隨著企業領導對采購工作的重視和廣大采購工作者的努力,采購將成為越來越受人尊重的職業。

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