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發布時間:2008.04.29   新聞來源:漳州信天宇軟件開發有限公司   瀏覽次數:

   今天,對應收帳款的管理已成為企業加速資金周轉、降低經營風險的重要手段,是企業財務管理甚至經營管理中的重點。相比之下,對應付帳款的管理則鮮被提及。

在會計理論中,應付帳款是指企業因購買材料、商品或接受勞務供應等而發生的債務,它反映的是經濟交易中“買方”與“賣方”之間的關系,即作為買方的企業與作為賣方的供應商之間的關系。傳統觀念認為,既然大多數生產要素的市場是買方市場,只要我有購買需求,就會有賣家找上門來,與供應商的關系如何并不重要,因此對應付帳款不存在有意識的管理,對帳和盡可能地延緩支付貨款成為應付帳款管理的主要內容。

但是,在目前流行的供應鏈理論看來,企業與供應商之間決非“買”、“賣”關系這么簡單,而是一種長期的戰略合作伙伴關系。通過與供應鏈上游企業間的緊密聯系和協同運作,充分利用內外資源,使供應商有效地參與到企業自身的產品設計、銷售預測、成本降低甚至管理運作方式的改進等方面,從而創造了一種新型的、能夠增強企業核心競爭力的商業運作模式。

加強應付帳款的管理,是維護企業與供應商之間的良好合作關系,保證企業可持續發展的重要途徑。本文從財務管理角度出發,談談如何進行應付帳款的管理。

一、 規范應付帳款的會計核算

核算是管理的基礎和信息來源,錯誤的核算將導致錯誤的信息和錯誤的分析結果,因此規范應付帳款的會計核算至關重要。

1. “應付帳款”科目的設置與核算

為了保證數據來源的統一性,減少核算級次,對供應商的核算通常只采用“應付帳款”一個一級科目,“預付帳款”業務反映在“應付帳款”的借方(編制會計報表時需根據其余額方向進行重分類)。“應付帳款”科目借方藍字反映實際支付(或預付)的款項,借方紅字反映收到供應商退回多付的款項;貸方藍字反映實際收到的材料或商品,貸方紅字反映退回供應商的材料或商品;期末借方余額反映公司實際預付、尚未到貨的款項,貸方余額反映公司應付未付的款項。“應付帳款”科目應按供應商設置明細賬或按往來單位(供應商)核算。

2. 帳務處理及時性要求

在采購業務發生后,財務部門應及時取得貨物出入庫單據并做帳務處理。在企業實際工作中,由于貨物流轉與單據流轉并非完全同步進行,做帳的及時性往往很難得到保證;而帳務處理不及時導致的財務信息的時間性差異,將直接影響應付帳款帳齡分析的準確性。如何保證物流單據流轉的及時與暢通,是企業業務流程管理中應解決的問題。

規范應付帳款的會計核算是進行應付帳款帳齡分析取數的基礎。

二、 建立供應商基礎信息檔案

供應商基礎信息來源渠道有三種,一是財務部門在財務軟件中錄入,二是財務部門平時手工或電腦記載,三是企業物資采購部門手工或電腦記載。由于各部門對供應商信息需求不同和財務軟件自身的局限性,對于從前兩種渠道得到的供應商信息,仍需進行適當的加工才能加以運用,因此第二、三種渠道相結合,即財務與采購部門配合、在電腦中共同建立和維護供應商基礎信息檔案,是較佳的選擇。

供應商基礎信息的內容視企業管理需要而定,通常應包括以下信息:

供應商名稱、供應商簡稱(或編號)、國別、城市、供貨商品類型(或品種)、開始合作日期、結算幣種、結算方式(細分為轉帳、電匯、信用證、現金、預付等)、信用額度、信用期、(預付情況下)首付比例、到貨比例、尾付比例、運保費承擔方、稅票類型、我方經辦人、對方經辦人、供應商電話、供應商地址、供應商銀行帳號,等等。

應當注意的是,為了增強數據庫之間的有效鏈接、實現數據的自動歸集和匯總分析,必須保證上述信息中至少有一條(如“供應商簡稱或編號”)與財務軟件中的供應商資料完全匹配。

三、 創建應付帳款帳齡自動分析表格

為了分析企業對供應商欠款時間的長短,維護企業對供應商的信譽,為資金安排提供輕重緩急的依據,需要象對待應收帳款客戶一樣,對應付帳款的帳齡進行分析。

傳統的帳齡分析方法是,從應收(付)帳款明細帳中逐筆提取、按客戶逐個進行分析,其結果是速度慢、工作量大、準確度低,在客戶數量眾多、業務頻繁時幾乎無法開展。筆者在實際工作中,總結出一種結合財務軟件、利用EXCEL自動快速地編制應付帳款帳齡分析表的方法:在按月收集供應商采購額、付款額的基礎上,將近幾年每個供應商每個月采購額、付款額的數據反映在同一張工作表中,然后運用EXCEL函數,自動、快速地編制出各種帳齡時間段金額分布的應付帳款帳齡分析表(受篇幅所限,具體編制方法在此省略)。

簡化的“應付帳款帳齡分析表”格式如下:

序號 供應商名稱 國別 產品品種 幣種 信用期/天 近半年累計采購額 近1年累計采購額 本期應結算金額 欠款余額 360天
結合供應商基礎信息檔案,“應付帳款帳齡分析表”能為我們提供與供應商管理相關的極為有用的數據信息,如企業欠各供應商貨款的時間長短分布、超過信用期的供應商名稱和欠款金額、一定時期內各供應商與產品品種的采購與付款金額等。

四、 建立供應商分類管理系統

1. 供應商ABC分類法

庫存ABC分類法同樣可以被移植到供應商管理中來:供應商中的少數將占采購總值的大部份。

(1) 可將所有供應商區分為三個不同的部份:

A類供應商:采購額占采購總額的70~80%、但數量只相當于供應商總數的15~20%。
B類供應商:采購額占采購總額的15~20%、數量相當于供應商總數的30~40%。
C類供應商:其采購金額在總金額中幾乎可以忽略不計,采購額占采購總額的5~10%、數量相當于供應商總數的60~70%。

(2) 將“應付帳款帳齡分析表”按近半年或近1年累計采購額由大到小排序,計算出累計百分數。通常情況下,當累計采購額百分數達到70%時,組成這些采購額的供應商即為A類供應商;當累計采購額百分數達到95%時,組成70%~95%采購額之間的供應商即為B類供應商;剩下的屬C類供應商。

(3) 對于不同類別的供應商實施不同的發展策略和控制措施:

類別 發展策略 優先級 內部流程參與度 往來記錄
A 戰略同盟,共同成長 始終優先 溶入到企業內部銷售預測、訂貨計劃制訂、結算等主要業務流程中 最準確、完整、明細地記錄基本信息、商品數量與金額、運輸、服務與產品質量、損失等情況
B 平等協作,互惠互利 關鍵時優先 只參與部分次要流程 只需正常的記錄處理
C 按需交往 不優先 不參與內部流程 最簡單的記錄處理

   2. 規范結算條件
類別 結算條件
A 盡可能長的信用期、一定的授信額度
B 一定的信用期
C 供需雙方協商

   3. 規范結算流程

清晰的結算流程,能極大地增強財務工作的計劃性,減輕結算工作量,提高財務工作效率。可從以下幾方面規范結算流程:

(1) 規定結算期:根據本企業結帳日期(如每月25日),以月為周期劃定一個時間周期(如上月26日~本月25日)為結算期,供應商在這個結算期內的所有交貨金額即為當月結算額。統一結算期是統一對帳、統一付款的前提,可大大提高工作效率。

(2) 將結算工作劃分為以下幾個時間段:

a、 對帳期:一般在企業結帳日期結束后幾天內,在此期間集中安排與供應商的帳務核對工作。對帳結束后,雙方應就對帳結果予以書面確認。
b、 資金計劃提交期:屬于企業內部業務流程,一般在月末進行。由采購或用款部門提交下月付款計劃,財務部門根據資金狀況進行審核并將審核結果反饋給采購或用款部門。
c、 付款申請提交期:一般在付款日前一周內,由采購或用款部門根據審批后的付款計劃提交具體的付款申請單,按企業付款審批流程進行審批。
d、 發票提交期:一般在對帳后幾天內或付款日前幾天,由財務部門通過采購部通知供應商提交發票。
e、 付款期:一般每月集中一、兩次付款,由財務部門根據付款計劃和付款申請單辦理貨款支付手續。
以上結算流程適用于提貨后付款或有一定信用期的供應商的貨款結算,對于付款提貨或訂貨等預付款業務的結算,則需根據實際情況而定。
五、 規范采購合同文本

對于不同類別的供應商應采用不同的采購合同格式:由于A、B類供應商與企業是長期合作關系,因此應簽訂一年內或一個較長時期內有效的一般性(框架性)合作協議,以后每次訂貨時,以雙方傳真或信函形式往來的訂貨清單或采購指令為準,免去頻繁起草采購合同的繁瑣;針對C類供應商的采購合同格式,則應包含合作協議的相關條款與訂貨清單的內容,不能只有訂貨清單。

合作協議應包括以下內容,以避免日后因交易產生的經濟法律糾紛而帶來的經營風險:

1. 供銷雙方的單位名稱、地址、電話、聯系人、銀行帳號、稅號等基本信息;

2. 對訂貨清單或采購指令法律效力的說明:如“依據本合同所制定的補充合同、訂貨清單、采購指令及相關修訂書等,與本合同構成一個統一的整體,與本合同具有相同的法律效力”;

3. 關鍵名詞術語的定義和解釋;

4. 產品的技術規格和標準;

5. 知識產權的約定;

6. 包裝、運輸與保險;

7. 結算條件:含結算期的約定、信用期、對帳時間和方式、付款方式、幣種、發票類型和提交時間,等等;

8. 質量保證和售后服務;

9. 反貪條款:防止賄賂和貪污行為;

10. 違約責任和不可抗力的定義;

11. 合同變更與解除的情形約定;

12. 合同期限;

13. 爭議的解決方式(尤其應注意仲裁或訴訟地點的規定)。

六、 建立供應商信用評級制度

不同于以預防收款風險為目的的銷售客戶信用評級,對供應商的信用評級是為了考察供應商在生產能力、資金、管理、成本控制、質量控制、售后服務、可持續發展等方面的實力,以決定是否選擇該供應商作為長期合作伙伴。優質的供應商伙伴能夠幫助企業共渡難關、增強競爭力。

1. 對供應商的信用評級需要搜集以下資料:

供應商的資產狀況、財務狀況、經營管理能力、以往業務記錄、企業資信等。

2. 建立供應商的信用評估模型

可按以下步驟進行:

1) 確定信用評級需采用的大項及其子項目因素或指標體系;

2) 確定各大項及其子項目因素或指標的分值權重;

3) 確定各項目因素或指標的計算公式或評分原則(分值);

4) 確定綜合測評分值對應的信用等級名稱及其含義。

最后,結合供應商的信用等級和“應付帳款帳齡分析表”反映的業務交往記錄,確定被授信額度大小和期限長短。當然,能否取得相應的授信結果,取決于企業采購部門與供應商之間商談的效果。

“市場的競爭將不再是單個企業之間的競爭,而是供應鏈與供應鏈之間的競爭”。企業只有從戰略高度出發,有目的、有系統地管理好與供應商的關系,加強對應付帳款的管理,才能使自己在市場競爭中處于有利的地位。

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